In un mondo sempre più interconnesso, l’autorizzazione AEO è diventata un elemento essenziale per le aziende che operano a livello globale. Ma l’autorizzazione AEO cos’è, perché è così importante e quali sono i suoi vantaggi per le imprese? Esploriamo insieme i vari aspetti di questa certificazione.
Autorizzazione AEO: cos’è?
L’Autorizzazione AEO (Operatore Economico Autorizzato), è un certificato rilasciato dalle autorità doganali europee che attesta che un’azienda è affidabile e conforme alle regole doganali e di sicurezza. Avere lo status di AEO significa essere considerati partner affidabili dalle dogane, beneficiando di vantaggi come procedure doganali più semplici e controlli meno frequenti.
L’AEO può essere ottenuto da tutte le imprese che operano nella catena di approvvigionamento internazionale. Questo include vari soggetti come fabbricanti, esportatori, speditori e imprese di spedizione, depositari, agenti doganali, vettori e importatori. Il requisito essenziale per ottenere lo status è la partecipazione di questi operatori nelle operazioni doganali. Per qualificarsi come AEO, l’operatore deve dimostrare di essere affidabile e sicuro, ottenendo una valutazione positiva rispetto ad altri operatori della catena di approvvigionamento.
In altre parole, l’Autorizzazione AEO è un riconoscimento che identifica le aziende come partner sicuri, rendendo più veloci le procedure e migliorando la gestione delle operazioni doganali.
Come ottenere l’AEO?
Per ottenere l’autorizzazione AEO, le aziende devono seguire un iter che richiede specifici requisiti e dimostrare una gestione doganale sicura e conforme. Il primo passo consiste nel compilare una domanda presso le autorità doganali del proprio paese, allegando documenti che attestino:
- Un buon storico di conformità alle normative doganali e fiscali
- Assenza di gravi reati economici
- Sicurezza e affidabilità dei sistemi di gestione interni
- Solvibilità finanziaria
Dopo la presentazione, l’autorità doganale condurrà un’accurata verifica dell’azienda. Questo processo, sebbene complesso, è cruciale per garantire la sicurezza della supply chain e la gestione del rischio. Se tutto è in ordine, l’autorizzazione AEO sarà concessa.
Ottenere lo status AEO risulterà più semplice quanto più preparata l’azienda arriva alla presentazione vera e propria della domanda. Ma ricapitoliamo tutti gli step necessari:
Pre-audit
Anche se poco menzionata, questa fase è importantissima per dimostrare di avere consapevolezza della propria azienda. E’ fondamentale svolgere un’auto-analisi preliminare di tutti i criteri AEO richiesti in fase di audit ufficiale e compilare un Questionario di auto-valutazione, così da valutare eventuali mancanze e adottare tempestivamente misure per migliorare la conformità. Questa fase può essere attuata sia in autonomia che affiancati da un consulente doganale.
Presentazione della domanda AEO
Una volta consapevoli di possedere i requisiti AEO, è possibile procedere accedendo al GTP (General Trader Portal) e inviare l’istanza compresa di Questionario di Autovalutazione.
L’Ufficio delle Dogane competente a livello territoriale svolge i primi controlli sull’istanza ricevuta, ovvero se il richiedente soddisfa le quattro condizioni per l’accettazione della domanda:
- Essere registrato presso l’autorità doganale (possedere il Codice EORI);
- Essere stabilito nel territorio doganale dell’Unione;
- La domanda è stata presentata all’Ufficio Doganale competente;
- Nei tre anni precedenti alla presentazione dell’istanza, non ci sono state revoche o annullamenti di una autorizzazione AEO.
Se le sopracitate condizioni sono soddisfatte, la domanda viene inoltrata all’Ufficio AEO, Compliance e Grandi Imprese, che riceve e accetta la domanda AEO.
Audit ufficiale
L’audit ufficiale avviene in maniera veloce e standardizzata. I controlli presso l’operatore economico sono finalizzati al raccogliere informazioni sul suo business relative a:
- Identificazione azienda
- Compliance e assenza di reati finanziari
- Solvibilità finanziaria
- Sistemi di gestione della supply chain
- Qualifiche professionali
- Sicurezza
La valutazione inizia quindi dalla raccolta di dati aziendali e dall’identificazione dell’azienda e delle sue caratteristiche. Si procede successivamente a dimostrare la compliance dell’azienda, attingendo a informazioni ottenute attraverso vari enti, come Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Ministero dell’Interno, Ministero della Giustizia e Ufficio Antifrode e controlli, per verificare l’assenza di reati gravi e infrazioni alla normativa doganale.
Il sistema di gestione aziendale viene valutato tramite il monitoraggio dei software gestionali e la registrazione dei flussi di merci, mentre la solvibilità finanziaria viene verificata attraverso l’analisi dei bilanci, l’accesso a banche dati finanziarie e la valutazione del credit rating.
Per quanto riguarda il requisito relativo agli Standard pratici e alle qualifiche professionali, l’ADM verifica che siano presenti la qualifica professionale, la formazione adeguata e l’esperienza documentata. Per quanto concerne la Sicurezza, invece, il team di audit dell’Agenzia delle Dogane esamina i sistemi di sicurezza adottati dall’operatore economico, inclusi impianti di sorveglianza, servizi di vigilanza e accessi controllati.
Inoltre, nonostante ci si possa affidare anche a un consulente esterno (anche durante l’audit ufficiale), viene valutato positivamente avere all’interno dell’azienda un responsabile doganale aziendale AEO, che si occupi specificatamente delle questioni relative alla certificazione.
L’audit finale può avere esito positivo o negativo. In caso di esito positivo, viene riconosciuta la capacità del richiedente di soddisfare i requisiti richiesti e si procede al rilascio dell’autorizzazione da parte dell’Ufficio AEO centrale. In caso di esito negativo l’Autorità competente comunica le motivazioni della propria decisione e concede al richiedente un termine per esprimere il proprio punto di vista, al termine del quale viene comunicata la decisione finale.
Ricorda che, anche se richiede tempo e una preparazione accurata, i benefici in termini di velocità e semplificazioni operative sono notevoli.
Come mantenere lo status di AEO?
Una volta acquisito, lo status di Operatore Economico Autorizzato (AEO) deve essere regolarmente aggiornato per garantire la continua conformità ai requisiti. A seguito delle modifiche introdotte nel 2020, è stato previsto un modulo annuale di automonitoraggio da inviare all’Ufficio doganale entro il 31 luglio di ogni anno. Questo modulo contiene i parametri che l’operatore economico deve verificare e, se necessario, indicare eventuali modifiche da comunicare agli enti competenti, poiché potrebbero influire sulle condizioni per il rinnovo della certificazione AEO.
A chi viene assegnata la certificazione AEO?
L’autorizzazione AEO viene assegnata a chi, facendone richiesta, viene ritenuto idoneo dalle autorità. Possono farne richiesta tutti gli operatori economici e partner commerciali di rilievo nel mercato internazionale che partecipano ad attività doganali. Parliamo quindi di:
- Fabbricanti, produttori
- Esportatori
- Importatori
- Spedizionieri
- Depositari
- Vettori
- Trasportatori
- Agenti doganali
Nella comunità Europea, possono farne richiesta anche gli operatori economici extracomunitari, se esiste un accordo di mutuo riconoscimento con il paese di quest’ultimo.
Come faccio a sapere se sono un esportatore autorizzato?
Per essere considerato un esportatore autorizzato, il primo passo è verificare di avere il Codice EORI, un identificativo unico per gli operatori economici nell’Unione Europea, essenziale per il commercio internazionale.
Quante e quali tipologie di AEO esistono?
Esistono due principali tipi di autorizzazione AEO:
- AEO C (Customs): si concentra sulla conformità doganale, facilitando l’adempimento delle procedure doganali.
- AEO S (Security and Safety): focalizzata sulla sicurezza della supply chain facilitando il commercio sicuro.
Il richiedente dell’AEOC deve dimostrare anche di possedere adeguati standard pratici di competenza o qualifiche professionali. Mentre il richiedente dell’AEOS deve dimostrare di possedere anche adeguati standard di sicurezza.
È possibile ottenere una combinazione di entrambe le tipologie di autorizzazioni migliorando ulteriormente l’accesso alle agevolazioni doganali, chiamata AEOF (Full).
Quali sono i vantaggi dell’AEO per la tua impresa?
Ottenere lo status di AEO porta a numerosi vantaggi dal punto di vista doganale. Questi vantaggi si differenziano in base al tipo di certificazione AEO. Vediamo quali sono i benefici comuni sia ad AEO C che ad AEO S:
- Riduzione dei controlli fisici e documentali (relativi a safety & security e ad altra legislazione doganale);
- Priorità di trattamento se selezionato per il controllo;
- Possibilità di richiedere un luogo specifico per il controllo doganale;
- Utilizzo del logo AEO.
I benefici legati all’AEO S sono:
- Facilitazioni relative alla dichiarazione di pre-partenza;
- Mutuo riconoscimento con Paesi Terzi;
- Priorità di notifica in caso di selezione per il controllo (relativo a safety & security).
Il beneficio legato solo all’AEO C è l’accesso facilitato alle semplificazioni doganali.
Quali sono i vantaggi indiretti legati all’acquisizione dello status AEO?
I vantaggi indiretti fondamentali legati all’AEO sono:
- Migliori relazioni con le autorità doganali;
- Spedizioni più veloci;
- Aumento della sicurezza e migliore comunicazione nella catena logistica;
- Diminuzione di problemi legati alla sicurezza;
- Migliore reputazione a livello internazionale.
In sintesi…
L’autorizzazione AEO cos’è? Uno strumento strategico per le aziende che operano a livello internazionale, garantendo vantaggi operativi e competitivi. Ottenere lo status di AEO rappresenta per la tua azienda un importante passo verso una gestione più efficiente e sicura delle operazioni commerciali globali.
- Minori controlli doganali: Le aziende AEO possono beneficiare di una riduzione dei controlli fisici e documentali, fino al 90%.
- Procedura accelerata: Le operazioni doganali sono più veloci grazie a un trattamento prioritario durante i controlli, risparmiando così tempo e denaro.
- Riconoscimento come partner commerciale affidabile: L’autorizzazione AEO migliora la reputazione dell’azienda a livello internazionale, facilitando i rapporti commerciali con partner globali e autorità doganali.
❓AEO FAQ – Domande Frequenti
Perché ho bisogno della certificazione AEO? La certificazione AEO migliora la sicurezza della tua azienda nel commercio internazionale, facilita l’elaborazione più rapida delle dogane e aumenta la fiducia con i partner e le autorità, migliorando l’efficienza della tua supply chain globale.
Come influisce la certificazione AEO sulle piccole imprese? Le piccole imprese traggono vantaggio da un’elaborazione doganale più rapida, da minori ispezioni e da una credibilità migliorata con i partner internazionali. La certificazione AEO può diventare un elemento distintivo in un mercato competitivo.
Quali sono i primi passi per una PMI per ottenere la certificazione AEO? Le PMI possono iniziare assicurandosi di soddisfare i requisiti di base, come avere una supply chain sicura e una solvibilità finanziaria. Consultare le linee guida AEO e contattare le autorità doganali nazionali per i dettagli dei passaggi.
La certificazione AEO è valida in tutti i paesi? La certificazione AEO è riconosciuta a livello internazionale e offre vantaggi in molti paesi che aderiscono agli standard doganali globali, tra cui l’Unione Europea e altri partner commerciali.
Diventare AEO è obbligatorio? No, non è obbligatorio. Diventare AEO è una scelta individuale, tuttavia è l’unico modo per accedere ad agevolazioni doganali notevoli.
Quanto dura il processo per ottenere lo status AEO? Il processo per ottenere lo status AEO dura circa 8 mesi/1 anno.
